nieuws

De elektronische algemene vergadering van een vennootschap, VZW en IVZW

12
10
‘21

Bij wet van 20 december 2020 werd een wijziging doorgevoerd in het Wetboek van Vennootschappen en Verenigingen (hierna “WVV) om te voorzien in de mogelijkheid tot het houden van een elektronische algemene vergadering op afstand, zowel in vennootschappen als in de VZW en IVZW, ook wanneer de statuten hier niets over bepalen. De voornoemde wetswijziging is het gevolg van de noodzaak fysieke contacten te beperken ingevolge de corona-epidemie, maar zal ook voor de toekomst van kracht blijven.

De beslissing om een elektronische algemene vergadering te organiseren wordt door het WVV toevertrouwd aan het bestuursorgaan. Het bestuursorgaan dient tevens de basisprincipes te bepalen waaraan de elektronische algemene vergadering minimaal moet beantwoorden. Dit kan onder meer zijn: de wijze waarop de identiteit en hoedanigheid van de persoon die wil deelnemen aan de algemene vergadering zal worden gecontroleerd, welke elektronische communicatietool zal worden gebruikt, hoe de stemming zal verlopen, etc.

De oproeping tot de algemene vergadering moet een heldere en nauwkeurige beschrijving van de procedures met betrekking tot de deelname op afstand omvatten. In voorkomend geval moet de procedure toegankelijk worden gemaakt op de website van de vennootschap, VZW of IVZW.

De deelname aan de elektronische vergadering is onderworpen aan drie voorwaarden:

(i) Zo moet het gebruikte communicatiemiddel de rechtspersoon toelaten om de hoedanigheid en de identiteit te controleren van de aandeelhouder of het lid dat ervan gebruikmaakt.

(ii) Tevens moet het communicatiemiddel de aandeelhouder of het lid ten minste in staat stellen om het verloop van de AV gelijktijdig en ononderbroken te volgen en om het stemrecht uit te oefenen over alle punten waarover de vergadering zich moet uitspreken.

(iii) De rechtspersoon moet de elektronisch deelnemende aandeelhouder of lid het recht geven om vragen te stellen, zelf actief deel te nemen aan de beraadslagingen en te stemmen.

Overeenkomstig de statuten of een beslissing van het bestuursorgaan, moet een bureau worden aangesteld dat toeziet op de toelating tot en het verloop van de algemene vergadering. Belangrijk is dat de leden van het bureau fysiek aanwezig moeten zijn op de plaats waar de algemene vergadering wordt georganiseerd. Zij moeten immers de notulen van de algemene vergadering ondertekenen en nemen namens de rechtspersoon de verantwoordelijkheid over de geldige samenstelling van de vergadering waaraan aandeelhouders of leden op afstand kunnen deelnemen.

Indien eventuele technische problemen en incidenten de deelname langs elektronische weg aan de algemene vergadering en/of aan de stemming hebben belet of verstoord, dient dit te worden vermeld in de notulen van de algemene vergadering.

CORBUS ADVOCATEN kan uw onderneming ondersteunen in de organisatie van de algemene vergadering. Zo kunnen wij u onder meer bijstaan bij het wijzigen van de statuten, het maken van een intern reglement, de oproeping van de algemene vergadering, het uitschrijven van de notulen, etc.

Advocaat

Wenzel

Tijs

Advocaat

An-Sofie

Demesmaeker