In een vonnis van 13 oktober 2025 heeft de Arbeidsrechtbank Antwerpen bevestigd dat een ontslag om dringende reden rechtsgeldig kan worden meegedeeld via een elektronische aangetekende zending. Deze uitspraak onderstreept dat digitale communicatie, mits gebruik van erkende en gekwalificeerde diensten, dezelfde juridische waarde kan hebben als een klassieke aangetekende brief per post.
De zaak betrof het ontslag van mevrouw Z., die door haar werkgever om dringende reden werd ontslagen. Zij betwistte de geldigheid van dit ontslag en vorderde een verbrekingsvergoeding. Volgens haar voldeed de kennisgeving niet aan de vormvereisten van artikel 35 van de Arbeidsovereenkomstenwet. Dit artikel bepaalt niet alleen wat onder een dringende reden moet worden verstaan, maar legt ook strikte termijnen en vormvereisten op. Zo moet de kennisgeving, op straffe van nietigheid, gebeuren via een aangetekende brief, een gerechtsdeurwaardersexploot of een geschrift waarvan het duplicaat voor ontvangst wordt ondertekend.
Mevrouw Z. voerde aan dat de wet vereist dat de kennisgeving gebeurt per aangetekende brief “per post” en dat een elektronische verzending niet als een “brief” in de zin van de wet kan worden beschouwd. Bovendien had zij geen voorafgaande toestemming gegeven voor elektronische communicatie.
De werkgever stelde daartegenover dat de kennisgeving was verzonden via een gekwalificeerde elektronische aangetekende bezorgdienst (Connect Solutions), conform de vereisten van de Europese eIDAS-verordening. Deze dienst waarborgt onder meer de identiteit van de afzender en de ontvanger, de integriteit van de inhoud en de precieze tijdstippen van verzending en ontvangst. Daarnaast voorziet het systeem in een automatische fallback naar een papieren verzending via bpost indien de elektronische zending niet wordt geopend, wat in casu niet nodig was, aangezien mevrouw Z. de zending effectief had geopend.
De Arbeidsrechtbank onderzocht vervolgens de verhouding tussen artikel 35 van de Arbeidsovereenkomstenwet en de eIDAS-verordening. Op basis van artikel 43 van deze verordening geldt het non-discriminatiebeginsel tussen elektronische en fysieke aangetekende zendingen: een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending geniet dezelfde juridische waarde als een papieren aangetekende zending.
Ook het Wetboek van Economisch Recht bevestigt dat, wanneer de wet een aangetekende zending voorschrijft, hieraan kan worden voldaan via een gekwalificeerde elektronische aangetekende bezorgdienst. De rechtbank verwees bovendien naar een arrest van het Arbeidshof Antwerpen van 10 december 2024, waarin reeds werd geoordeeld dat de vereiste van een aangetekende zending “per post” niet impliceert dat uitsluitend gebruik kan worden gemaakt van de diensten van bpost.
Aangezien de door de werkgever gebruikte dienst voldeed aan alle vereisten van de eIDAS-verordening, oordeelde de rechtbank dat de elektronische zending rechtsgeldig gelijkstaat aan een fysieke aangetekende brief. De kennisgeving van het ontslag werd dan ook geldig bevonden.
Met dit vonnis bevestigt de Arbeidsrechtbank Antwerpen dat het Belgische arbeidsrecht ruimte biedt voor de verdere digitalisering van formele communicatie, op voorwaarde dat gebruik wordt gemaakt van erkende en gekwalificeerde diensten die de authenticiteit, integriteit en ontvangst van documenten waarborgen.
Voor werkgevers biedt deze rechtspraak bijkomende rechtszekerheid bij het gebruik van elektronische aangetekende zendingen, zelfs bij gevoelige handelingen zoals een ontslag om dringende reden. Tegelijk blijft voorzichtigheid geboden: enkel gekwalificeerde elektronische diensten komen in aanmerking voor deze juridische gelijkwaardigheid.