Dès le 1er janvier 2017, il sera possible d?enregistrer un contrat de bail de manière dématérialisée auprès du SPF Finances. Le gouvernement détermine aujourd?hui les modalités et conditions de cette formalité.
Le SPF Finances a mis en place une application sur Internet en vue de la présentation à l’enregistrement de manière dématérialisée de contrats de bail sous seing privé. Ce système, appelé MyRent, peut ainsi être utilisé pour présenter les actes sous seing privé contenant un contrat de bail, sous-bail ou cession de bail d’immeubles ou de parties d’immeubles situés en Belgique, ainsi que pour les états des lieux dressés à l’occasion d’un de ces actes. La pièce envoyée électroniquement est enregistrée par le bureau compétent à condition qu’elle soit téléchargée dans MyRent, conformément aux prescriptions établies par le SPF Finances.
L’identification et l’authentification d’un utilisateur de MyRent est faite au moyen d’une carte d’identité électronique ou par un « certificat de la classe 3 » reconnu par une autorité de certification.
L’envoi électronique des pièces doit être accompagné d’informations spécifiques, appelées métadonnées, à savoir :
Après identification et authentification, l’utilisateur peut consulter dans MyRent la « relation » de l’enregistrement d’une pièce qu’il a présentée de manière dématérialisée.
En tant que responsable du traitement au sens de la législation sur le respect de la vie privée, le SPF Finances doit utiliser des techniques informatiques qui :
Il doit en outre prévoir une gestion stricte et adéquate des accès afin de permettre l’identification et l’authentification des personnes habilitées à accéder aux données, à les utiliser et à les traiter, et afin de permettre le contrôle et la gestion de leurs qualités et autorisations d’accès pertinentes.
Attention, l’enregistrement par voie dématérialisée est une obligation pour les grands bailleurs institutionnels (telles que les agences immobilières sociales) et les intermédiaires organisés (par exemple l’Institut professionnel des Agents Immobiliers) qui ont conclu avec le SPF Finances un protocole de collaboration concernant l’envoi électronique à MyRent de contrats de bail sous seing privé, y compris l’identification, l’authentification et la gestion des rôles de ses collaborateurs ou membres. Dans ce contexte, les grands bailleurs institutionnels et les intermédiaires organisés sont appelés « utilisateurs enregistrés ».
Les modalités d’enregistrement sont toutefois globalement similaires à celles applicables aux particuliers. Parmi les spécificités propres à cette obligation, signalons que :
Ces modalités entrent en vigueur le 1
Source: Arrêté royal du 7 décembre 2016 portant règlement de la présentation de manière dématérialisée à la formalité de l’enregistrement de contrats de bail sous seing privé, M.B., 20 décembre 2016